Ghi chép các khoản chi tiêu bằng ngoại tệ trong sổ ngân sách gia đình

Ngày càng nhiều gia đình có các khoản chi bằng ngoại tệ như du lịch, học phí, mua sắm trực tuyến hay hỗ trợ người thân ở nước ngoài. Bài viết hướng dẫn cách phân loại các khoản chi này, cách ghi số liệu quy đổi và cách dùng dữ liệu đã ghi để lập ngân sách cho năm tiếp theo.

1. Phân loại các khoản chi bằng ngoại tệ của gia đình

Bước đầu tiên để quản lý chi tiêu ngoại tệ là nhận diện và phân loại các khoản chi theo tính chất phát sinh.

Các khoản chi bằng ngoại tệ của một gia đình thường chia thành ba nhóm. Nhóm định kỳ gồm các khoản lặp lại theo tháng hoặc theo năm, như thuê bao dịch vụ số, phí thành viên hoặc khoản hỗ trợ người thân ở nước ngoài. Nhóm theo kế hoạch gồm các khoản lớn đã biết trước, như học phí, chuyến du lịch hoặc chi phí tham dự sự kiện ở nước ngoài. Nhóm phát sinh gồm các khoản không thường xuyên, như mua sắm trực tuyến từ người bán nước ngoài hoặc chi phí đặt dịch vụ ngắn hạn.

Việc phân loại giúp gia đình biết khoản nào có thể dự báo chính xác và khoản nào cần dự phòng. Nhóm định kỳ có số tiền ổn định bằng ngoại tệ, chỉ thay đổi theo tỷ giá khi quy đổi sang tiền Việt. Nhóm theo kế hoạch cần được chuẩn bị trước nhiều tháng. Nhóm phát sinh cần một khoản dự phòng linh hoạt trong ngân sách.

Mỗi nhóm có thể được thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau, như thẻ, chuyển khoản quốc tế hoặc tiền mặt ngoại tệ. Việc ghi rõ phương thức thanh toán bên cạnh từng khoản chi giúp gia đình đối chiếu với sao kê ngân hàng dễ dàng hơn.

2. Ghi số liệu quy đổi cho từng khoản chi

Để sổ ngân sách phản ánh đúng chi phí thực tế, mỗi khoản chi bằng ngoại tệ cần được ghi kèm số tiền Việt đã thực sự bỏ ra.

Một dòng ghi chép đầy đủ cho mỗi khoản chi nên gồm các thông tin sau:

• Ngày phát sinh, nội dung khoản chi và nhóm phân loại
• Số tiền bằng ngoại tệ và loại ngoại tệ
• Số tiền Việt thực trả, gồm cả phí chuyển đổi và phí giao dịch nếu có

Với khoản chi qua thẻ, số tiền Việt thực trả lấy từ sao kê, vì con số này đã gồm tỷ giá tại thời điểm quyết toán và phí chuyển đổi. Với khoản chuyển tiền quốc tế, con số lấy từ chứng từ giao dịch của ngân hàng. Với tiền mặt ngoại tệ, số tiền Việt được tính theo tỷ giá lúc mua ngoại tệ đó. Nếu tiền mặt được mua theo nhiều đợt với các mức tỷ giá khác nhau, có thể dùng mức bình quân của các đợt để tính cho đơn giản.

Từ hai cột số tiền ngoại tệ và số tiền Việt, gia đình có thể tính tỷ giá thực tế đã áp dụng cho mỗi khoản chi. Con số này thường cao hơn giá niêm yết một chút, do đã bao gồm phí. Việc theo dõi tỷ giá thực tế giúp gia đình nhận ra phương thức thanh toán nào có tổng chi phí thấp hơn cho từng loại khoản chi.

3. Dùng dữ liệu đã ghi để lập ngân sách năm tiếp theo

Sau một năm ghi chép, sổ ngân sách trở thành nguồn dữ liệu có giá trị cho việc lập kế hoạch tài chính.

Tổng hợp các khoản chi theo từng nhóm cho thấy tỷ trọng chi tiêu bằng ngoại tệ trong tổng chi tiêu của gia đình. Với nhóm định kỳ, gia đình có thể tính tổng chi phí năm và quyết định giữ lại, hợp nhất hoặc chuyển sang thanh toán theo năm để giảm số lần quy đổi. Với nhóm theo kế hoạch, dữ liệu thực tế giúp ước tính sát hơn cho các khoản tương tự trong năm sau.

Khi lập ngân sách cho năm tiếp theo, gia đình nên quy đổi các khoản chi bằng ngoại tệ theo mức tỷ giá hiện hành rồi cộng thêm một tỷ lệ dự phòng. Ví dụ, với các khoản chi bằng đô la Mỹ, gia đình tra giá USD bán ra trên bảng niêm yết của ngân hàng, nhân với tổng số ngoại tệ dự kiến chi trong năm, sau đó cộng thêm vài phần trăm cho biến động tỷ giá và phí giao dịch.

Dữ liệu ghi chép còn giúp gia đình nhận ra thời điểm tập trung các khoản chi lớn trong năm, chẳng hạn học phí đầu năm học hoặc các chuyến đi trong kỳ nghỉ. Từ đó, gia đình có thể chuẩn bị ngoại tệ dần từ những tháng trước, thay vì dồn toàn bộ khoản chi vào một thời điểm.

Việc ghi chép không cần phức tạp. Một bảng tính đơn giản với các cột cố định, được cập nhật mỗi tuần hoặc mỗi khi có sao kê, đã đủ để gia đình nắm được bức tranh chi tiêu ngoại tệ của mình.

Ghi chép các khoản chi bằng ngoại tệ theo nhóm, kèm số tiền Việt thực trả, giúp gia đình hiểu rõ chi phí thực tế và lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp. Khi dữ liệu được tổng hợp sau mỗi năm, việc lập ngân sách cho các khoản chi bằng ngoại tệ trở nên chính xác và chủ động hơn.